MANUAL DE ESCRITURA 02




MANUAL de ESCRITURA.

 

Comunicación escrita en la empresa.

        Índice.

        1 La comunicación oral y escrita en la empresa.

 1.1 Escritura, empresa y sociedad de la información.

 1.2 Situaciones “invisibles” como los vampiros ante el espejo.

 1.3 Todos tenemos algo que decir.

          2 Textos, empresa y organizaciones.

 2.1 Comunicación oral versus comunicación escrita.

 2.2 Es imposible no comunicar: la importancia de los metamensajes.

 2.3 Tipos de comunicación en las organizaciones.

 2.4 Informar Comunicar.

2.4.1 Comunicación en uno y dos sentidos.

 2.5 El sistema de información y dirección estratégica.

2.5.1 El valor de la información.

2.5.2 El sistema de comunicación en la empresa.

          3 Quién escribe qué a quién.

 3.1 ¿Qué significa planificar un texto?.

 3.2 Objetivos de un texto.

3.2.1 ¿Para qué se escriben textos?. 

3.3 El texto como relación.

3.3.1 ¿Qué se sabe del lector?.

3.3.2 ¿Cuánto sabe el lector?.

3.3.3 ¿Qué le interesa al lector?.

3.3.4 ¿Qué imagen quiere dar de sí mismo el escritor?.

 3.4 Producción y organización de las ideas.

3.4.1 La documentación.

3.4.2 La producción de ideas: selección.

3.4.3 La ordenación de las ideas: el esquema.

          4 Expresar.

 4.1 Las secuencias textuales básicas.

4.1.1 Mostrar: La descripción.

4.1.2 La descripción.

 4.2 Demostrar: La exposición.

4.2.1 La estructura del texto expositivo.

4.2.2 Estrategias discursivas del texto expositivo.

 4.3 Convencer: La argumentación.

4.3.1 Componentes básicos de la secuencia argumentativa: tesis y argumentos.

4.3.2 Estrategias argumentativas: la contra argumentación.

 4.4 Indicar cómo se hace: Los textos de instrucciones.

4.4.1 Sobre el objetivo comunicativo o función de este tipo de textos.

4.4.2 Sobre el contenido: la secuencia.

4.4.3 El orden, la frecuencia y la complejidad de las acciones descritas.

4.4.4 El tema, título o “marco general”.

4.4.5 La importancia de “enfocar” cada una de las acciones que deben describirse.

          5 Los recursos del texto.

 5.1 La elaboración de párrafos: Cantidad y relevancia de la información.

5.1.1 El párrafo como unidad de sentido.

5.1.2 El párrafo como unidad coherente respecto del resto del texto.

5.1.3 El párrafo como mecanismo de distribución de la información.

5.1.4 La cantidad de información contenida en un párrafo.

          6 Tipos de párrafo.

 6.1 Introducción.

6.1.1 Párrafo de enumeración.

6.1.2 Párrafos expositivos.

6.1.3 Párrafos delimitadores. Introducción y conclusión.

6.1.4 El párrafo de apertura o introducción.

6.1.5 El párrafo de cierre o conclusión.

 6.2 La conexión en el texto: los organizadores de la información.

 6.3 Cuestiones de léxico.

6.3.1 Aspectos de precisión léxica.

6.3.2 Aspectos de valoración en el léxico.

6.3.3 Los cultismos inadecuados: Tendencia a redimensionar las palabras.

 6.4 La legibilidad de los textos.

6.4.1 Aspectos gráficos.

6.4.2 Aspectos léxicos: selección del vocabulario.

6.4.3 Aspectos sintácticos: la construcción de la oración.

6.4.4 Aspectos textuales: la longitud del párrafo.

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2 Textos, empresa y organizaciones.

          La empresa y las organizaciones de todo tipo son el ámbito en el cual la comunicación eficiente resulta más importante, en la medida en que se puede medir su coste económico y paralelamente humano.

         Los procesos comunicativos son imprescindibles para organizar y desarrollar la actividad productiva con eficiencia creciente, siendo en algunos casos un factor fundamental para el éxito o el fracaso.

         La diferencia entre comunicación oral y escrita adquiere unas connotaciones estructurales propias, asociadas al estilo de mando y al producto, particularmente en el sector servicios.

 2.1 Comunicación oral versus comunicación escrita.

           Tanto en las empresas como en la vida privada existe una clara diferencia entre comunicación oral y comunicación escrita.

        No se trata solamente de una diferencia técnica, tiene implicaciones en el resultado de la comunicación.

 A. Escribir versus hablar:

 Habla y escritura constituyen registros distintos, pero pueden aproximarse o alejarse.

Los textos administrativos, jurídicos, médicos y empresariales constituyen ejemplos de máxima distancia, incluso dentro de su propia jerga.

En consecuencia, en este tipo de textos no se puede o no se debe escribir como se habla.

La conversación se caracteriza por su mayor grado de espontaneidad.
La escritura, en cambio, requiere una cierta planificación previa.
En la conversación “presencial”, la retroalimentación es instantánea. Por tanto, es posible matizar, auto-corregirse, volver sobre lo ya tratado, reformular.
En la escritura o bien no es posible, o bien constituyen procesos que requieren gran elaboración técnica.
Lo escrito tiene más trascendencia y es más duradero (verba volant, scripta manent).
Lo escrito permanece, puede releerse, sopesarse, reevaluarse, utilizarse como prueba documental.

                  B. Las limitaciones y desventajas de la escritura frente a la conversación oral son:

 No permite la retroalimentación inmediata.
Es más lenta.
Consume mucho más tiempo (mayor esfuerzo cognitivo del emisor y del receptor).
No siempre es fácil de comprender (interpretación más “costosa”).

 C. Ventajas de la comunicación escrita:

 Su mensaje permanece.
Es más rápida si se quiere llegar a un gran número de personas (especialmente si éstas se encuentran en lugares distintos).
Evita o reduce los malentendidos.
Tiene mayor valor “acreditativo”.
Permite mayor elaboración de cuestiones complejas.
Permite acceder a la información “en solitario”.

 2.2 Es imposible no comunicar: la importancia de los metamensajes.

             En cualquier tipo de comunicación (oral o escrita, espontánea o formal) “leemos entre líneas”; es decir, obtenemos información que no es estrictamente lingüística.

Se dice que el receptor interpreta la información; esto es, descodifica y, además, al mismo tiempo, infiere información, interpreta un metamensaje que puede añadir información positiva o negativa sobre el emisor.

A veces producimos deliberadamente textos que permitan a nuestros lectores inferir información no “dicha”; pero en otras ocasiones, generamos metamensajes no deseados e incluso opuestos al mensaje explícito.

Un buen comunicador controla siempre de manera adecuada los metamensajes que quiere desencadenar y es capaz de identificar los errores cometidos.

 2.3 Tipos de comunicación en las organizaciones.

          En un esquema muy simplista podemos categorizarla según el código de transmisión en verbal y no verbal, y esta última en oral y escrita; según el ámbito en interna o externa; según el estilo en formal e informal y; según la dirección en vertical (ascendente o descendente) y horizontal, de sentido único o en ambos sentidos.

         Estas categorías han dado lugar a una amplísima literatura especializada, incluida su vertiente humorística.

 2.4 Informar-Comunicar.

 2.4.1 Comunicación en uno y dos sentidos.

             Comunicación en un sentido: informar, mandar.

             Éste es el tipo de transmisión que se utiliza cuando tan sólo el emisor “tiene la palabra”; no se ofrece la oportunidad de que el receptor del mensaje pueda comprobar si lo que ha recibido lo ha recibido con exactitud.

Este tipo de transmisión constituye un acto de informar más que de comunicar, dado que no hay posibilidad de constatación o respuesta directa.

Ventajas:

Es más rápida que la comunicación en dos sentidos.
Aparentemente, es más clara y ordenada. Ello la hace útil en situaciones rutinarias (de trabajo) y en situaciones de urgencia (ejercito, hospitales, protección civil, etc.).
El emisor se siente doblemente protegido
    seguridad (no se discute su mensaje)
    distancia (no se pone su poder o autoridad en cuestión).

 Inconvenientes:

 Dado que el emisor no puede saber si el receptor ha captado bien el mensaje, la comunicación resulta imprecisa (lo que en ocasiones resulta voluntario).
El receptor puede no estar seguro de haber entendido correctamente el mensaje y, por ello, queda frustrado (además de por la posición pasiva y dependiente que supone).

La comunicación en dos sentidos.

Es la que se da cuando se emite un mensaje y el interlocutor verifica el contenido y se asegura de que lo ha comprendido, mediante preguntas u observaciones, a fin de hacer los ajustes pertinentes para una mejor transmisión, en una comunicación recíproca.

         Ventajas:

Se verifica que el objetivo del mensaje se ha conseguido; es decir, que el mensaje se ha entendido de manera adecuada y matizada.
El receptor, queda satisfecho y se siente parte integrante del proceso comunicativo.
• Mejora el rendimiento y el éxito de la tarea es, por tanto, más probable.

Inconvenientes:

Es más lenta que la comunicación en un sentido.
El emisor no se siente tan seguro, ya que los receptores pueden señalarle errores o hacer observaciones críticas demorando o modificando la acción consecuente.
Puede ser una comunicación desordenada.

Cuando lo que pretende el proceso de comunicación es que el mensaje sea comprendido con claridad, resulta más conveniente utilizar la comunicación en dos sentidos.

2.5 El sistema de información y dirección estratégica.

Dirigir es decidir. Las buenas decisiones requieren obtener y transmitir información.

Dirigir es gestionar. Las buenas estrategias de gestión requieren comunicación, intercambio de información.

2.5.1 El valor de la información.

La información tiene valor si:

Contribuye a reducir la incertidumbre del futuro.
Es susceptible de afectar a la decisión considerada.
Contribuye a modificar sensiblemente las consecuencias de una decisión.

La decisión se podría definir como el proceso de transformación de la información en acción.

Esta concepción de la decisión nos permite ahora definir la información como el input de la decisión y advertir que sin información no puede haber decisión, y además, el grado en el cual se acierta una decisión depende en gran parte de la cantidad, calidad y oportunidad de la información disponible.

Si además recordamos que la administración es un proceso global de toma de decisiones, nos es fácil deducir el carácter vital de la información para la empresa.

La información así concebida adquiere el carácter de un recurso más para la empresa como lo es el capital, las materias primas y el trabajo, pues sin información no hay empresa viable.

2.5.2 El sistema de comunicación en la empresa.

            La información debe ser captada, generada y distribuida (circular por la empresa).

El sistema de comunicación tiene por objeto precisamente hacer que la información circule dentro de la empresa, desde el exterior hacia ella y viceversa.

Pero la transmisión no es suficiente para que exista comunicación; es necesario que haya un canal a través del cual se puede establecer el diálogo entre el emisor y el receptor.

       La importancia de la comunicación y del sistema de comunicación viene dada por la importancia de la información, y porque constituye el vehículo y el camino (el sistema de comunicación) para movilizar a las personas, acercándolas más, y transmitiéndoles el sentimiento de pertenencia a la empresa y de participación en su desarrollo.

 El sistema de comunicación en la empresa, además de para transmitir una decisión directiva, devuelve información sobre el comportamiento de las personas; sus decisiones, puesto que cada una de ellas también toma decisiones a partir de la información de que dispone.

La comunicación, y el sistema de comunicación en este segundo objetivo, puede ser empleado para ir inculcando comportamientos, actitudes, hábitos, a la vez que va forjando el proyecto de empresa y modulando la propia identidad de la empresa.

El sistema de comunicación depende para su éxito en sus objetivos de transmisión de la información, y movilizador, de:

 La eficacia del lenguaje utilizado; es decir, del contenido informativo de los mensajes transmitidos y de la claridad en la formulación de éstos.
La eficacia de la red, en el sentido de que el sistema de comunicación es función de los medios técnicos y del comportamiento y formación de los miembros de la empresa, en relación con su papel de receptores y transmisores de la información.
La capacidad de los receptores, entendida como las habilidades de éstos par entender y tratar la información.
El modo de diseñar los circuitos de circulación de la información en función de su uso.

Los obstáculos que surgen para una buena comunicación son de dos tipos:

Técnicos y físicos, ligados a la ausencia, imposibilidad o mala calidad del feedback, a las deficiencias en el lenguaje utilizado, al contenido de los mensajes.
Psicológicos, ligados a la retención de la información por parte del emisor y/o del receptor, con la intención de mantener, el uno y/o el otro, una zona de incertidumbre que equivale para él a un poder y a una libertad futura. La existencia de conflictos entre el emisor y el receptor de la información también influye sobre el éxito o el fracaso del sistema.