En un esquema muy simplista podemos categorizarla según el código de transmisión en verbal y no verbal, y esta última en oral y escrita; según el ámbito en interna o externa; según el estilo en formal e informal y; según la dirección en vertical (ascendente o descendente) y horizontal, de sentido único o en ambos sentidos.

         Estas categorías han dado lugar a una amplísima literatura especializada, incluida su vertiente humorística.

 2.4 Informar-Comunicar.

 2.4.1 Comunicación en uno y dos sentidos.

             Comunicación en un sentido: informar, mandar.

             Éste es el tipo de transmisión que se utiliza cuando tan sólo el emisor “tiene la palabra”; no se ofrece la oportunidad de que el receptor del mensaje pueda comprobar si lo que ha recibido lo ha recibido con exactitud.

Este tipo de transmisión constituye un acto de informar más que de comunicar, dado que no hay posibilidad de constatación o respuesta directa.

Ventajas:

• Es más rápida que la comunicación en dos sentidos.

• Aparentemente, es más clara y ordenada. Ello la hace útil en situaciones rutinarias (de trabajo) y en situaciones de urgencia (ejercito, hospitales, protección civil, etc.).

• El emisor se siente doblemente protegido

    • seguridad (no se discute su mensaje)

    • distancia (no se pone su poder o autoridad en cuestión).

 Inconvenientes:

 • Dado que el emisor no puede saber si el receptor ha captado bien el mensaje, la comunicación resulta imprecisa (lo que en ocasiones resulta voluntario).

• El receptor puede no estar seguro de haber entendido correctamente el mensaje y, por ello, queda frustrado (además de por la posición pasiva y dependiente que supone).

La comunicación en dos sentidos.

Es la que se da cuando se emite un mensaje y el interlocutor verifica el contenido y se asegura de que lo ha comprendido, mediante preguntas u observaciones, a fin de hacer los ajustes pertinentes para una mejor transmisión, en una comunicación recíproca.

         Ventajas:

• Se verifica que el objetivo del mensaje se ha conseguido; es decir, que el mensaje se ha entendido de manera adecuada y matizada.

• El receptor, queda satisfecho y se siente parte integrante del proceso comunicativo.

• Mejora el rendimiento y el éxito de la tarea es, por tanto, más probable.

Inconvenientes:

• Es más lenta que la comunicación en un sentido.

• El emisor no se siente tan seguro, ya que los receptores pueden señalarle errores o hacer observaciones críticas demorando o modificando la acción consecuente.

• Puede ser una comunicación desordenada.

Cuando lo que pretende el proceso de comunicación es que el mensaje sea comprendido con claridad, resulta más conveniente utilizar la comunicación en dos sentidos.

2.5 El sistema de información y dirección estratégica.

Dirigir es decidir. Las buenas decisiones requieren obtener y transmitir información.

Dirigir es gestionar. Las buenas estrategias de gestión requieren comunicación, intercambio de información.

2.5.1 El valor de la información.

       La importancia de la comunicación y del sistema de comunicación viene dada por la importancia de la información, y porque constituye el vehículo y el camino (el sistema de comunicación) para movilizar a las personas, acercándolas más, y transmitiéndoles el sentimiento de pertenencia a la empresa y de participación en su desarrollo.

 El sistema de comunicación en la empresa, además de para transmitir una decisión directiva, devuelve información sobre el comportamiento de las personas; sus decisiones, puesto que cada una de ellas también toma decisiones a partir de la información de que dispone.

La comunicación, y el sistema de comunicación en este segundo objetivo, puede ser empleado para ir inculcando comportamientos, actitudes, hábitos, a la vez que va forjando el proyecto de empresa y modulando la propia identidad de la empresa.

El sistema de comunicación depende para su éxito en sus objetivos de transmisión de la información, y movilizador, de:

 • La eficacia del lenguaje utilizado; es decir, del contenido informativo de los mensajes transmitidos y de la claridad en la formulación de éstos.

• La eficacia de la red, en el sentido de que el sistema de comunicación es función de los medios técnicos y del comportamiento y formación de los miembros de la empresa, en relación con su papel de receptores y transmisores de la información.

• La capacidad de los receptores, entendida como las habilidades de éstos par entender y tratar la información.

• El modo de diseñar los circuitos de circulación de la información en función de su uso.

Los obstáculos que surgen para una buena comunicación son de dos tipos:

• Técnicos y físicos, ligados a la ausencia, imposibilidad o mala calidad del feedback, a las deficiencias en el lenguaje utilizado, al contenido de los mensajes.

• Psicológicos, ligados a la retención de la información por parte del emisor y/o del receptor, con la intención de mantener, el uno y/o el otro, una zona de incertidumbre que equivale para él a un poder y a una libertad futura. La existencia de conflictos entre el emisor y el receptor de la información también influye sobre el éxito o el fracaso del sistema.